Quando você embarca em um cruzeiro, o primeiro contato que você tem com a embarcação não é exatamente muito agradável, já que a operadora promove logo uma simulação de salvamento com todos a bordo. O mesmo acontece no avião: a preocupação inicial da tripulação é passar os procedimentos de segurança e explicar de forma amigável o que fazer em caso de emergência.
Embora possa ser apavorante, essas empresas estão comunicando aos seus clientes uma espécie de plano de contingência. Os dois exemplos servem para você entender o quão importante é compartilhar as ações que devem ser feitas coletivamente ou individualmente quando as coisas não saem do jeito planejado. A sua empresa também precisa refletir e agir assim.
Por exemplo, você já pensou se acontece um apagão de energia de 4 horas na região da sua companhia ou se os computadores dão um bug justamente durante o fechamento do mês? Situações como essas são imprevisíveis.
Porém, isso não quer dizer que elas pegarão você despreparado. E, para que isso não ocorra, trataremos neste artigo sobre como elaborar um plano de contingência. Confira:
O que é um plano de contingência?
Como o próprio nome já sugere, um plano de contingência é um olhar preventivo e, também, reativo sobre o que pode acontecer no ambiente de trabalho. Ou seja, você fica em alerta ao mesmo tempo em que sabe quais atitudes tomar para contornar as situações intempestivas, seja de origem interna ou externa.
E o mais relevante: ele deve ser feito antes que ocorram os problemas. Quando o inesperado ocorre sem uma preparação adequada, você precisará de um plano de crise e não de contingência. Por isso, é crucial ter um.
Como elaborar um plano de contingência?
Não existe um único modelo de plano de contingência: ele variará de acordo com o ramo de cada empresa. Uma fábrica de sapatos, uma grande gráfica ou um shopping popular precisam de uma estratégia para quando acidentes acontecem, mas cada um tem as suas particularidades que são levadas em consideração.
Pensando nisso, selecionamos as melhores dicas de como elaborar um plano de contingência.
Mapeie toda a empresa
Isso significa que você tem que saber todos os processos que envolvem a sua empresa, dos procedimentos mais simples até os mais complexos. Você deve dominar exatamente quais são as prioridades do seu negócio e os itens, ferramentas e transações que são fundamentais para o bom funcionamento dele.
Uma fábrica de papelão, por exemplo, não pode ficar sem energia para as máquinas, enquanto uma indústria de alimentos não gira sem água. Analise o que é primordial e mapeie tudo isso antes de tomar qualquer decisão.
Monte uma equipe de crise
Se a chuva invadir o seu estoque durante a madrugada, você vai ligar para quem? Essa pessoa vai poder lhe atender prontamente? Ela não estará viajando a trabalho ou morando longe demais? São perguntas como essa que deverão ser feitas para montar uma equipe de crise.
Esse comitê tem que ser composto por pessoas preparadas para agir, que possuam conhecimentos técnicos e disponibilidade. É essencial contar com cargos de chefia que possam tomar decisões emergenciais, como comprar, contratar serviços e liderar colaboradores.
Trabalhe em grupo
A equipe de crise preparará uma análise dos riscos completa que descreverá os tipos de desastres que podem vir a ocorrer. Se sua empresa fica em uma região com clima estável, não precisa se preocupar com elementos da natureza que jamais atingirão sua companhia. Porém, se sua fábrica depende do fornecimento de água feito por uma estatal, uma seca severa afetará a sua produção.
Desastres ambientais, humanos e técnicos podem acontecer a todo momento e sem qualquer aviso. Portanto, sua equipe tem que identificar os riscos e os seus desdobramentos para o seu negócio, a fim de reduzir os prejuízos financeiros e de imagem.
Determine as prioridades
O plano de contingência tem que identificar quais são as áreas essenciais para que a empresa não pare de funcionar. Baseado nisso, três níveis de classificações são tomadas: aqueles setores que não podem parar, os intermediários e os que são menos importantes.
Dependendo de onde o acidente aconteça, sua equipe saberá em qual nível de emergência está e se pode esperar ou não para não atrapalhar a produtividade.
Escreva o plano de contingência
Todo plano discutido tem que ir para o papel. Um texto criterioso, com todas as informações e determinações, funciona como um guia, um manual para acontecimentos súbitos. Ele tem que estar disponível para todos da equipe para ser consultado a qualquer momento.
Documentar as estratégias é, também, uma forma de se proteger contra acusações infundadas e ter responsabilidade sobre o seu patrimônio. É uma forma de zelar não só pelos bens materiais e ganhos financeiros, como também pela vida dos seus colaboradores e pessoas envolvidas com a sua organização.
Treine os grupos
As simulações são ótimas para evitar grandes perdas. Não é à toa que, por exemplo, os japoneses fazem simulações nas escolas contra terremotos e, por mais preocupante que seja, a Cruz Vermelha ensina aos professores da Zona Norte do Rio a proteger seus alunos em caso de tiroteio.
A verdade é que fazer testes requer uma grande mobilização, mas traz bons resultados. É importante que cada pessoa saiba como operar em casos de eventos atípicos. Para isso, reúna por setores e conte com a sua equipe de crise para conduzir o treinamento. O alerta deve ser contínuo.
Divulgue as ações
Quando o plano de contingência da sua empresa estiver pronto, divulgue-o para seus colaboradores. Organize um momento de encontro e fale sobre a importância de conscientizar todos sobre as medidas necessárias em episódios fatídicos.
Utilize os veículos de comunicação que você tem disponível na sua empresa, como murais, newsletters internas ou grupos nas redes sociais. Chame a atenção de todos e convide-os à responsabilidade, pois cada um tem um papel relevante para o sucesso da companhia.
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